Privacyverklaring

Versie 1.2 (11 augustus 2019)

Welke persoonsgegevens slaan we op?

De volgende persoonsgegevens worden bewaard in de administratie en zijn noodzakelijk voor het functioneren van de vereniging.

• NAW-Gegevens
• Geboortedatum
• Geslacht
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Inschrijfdatum
• Studie, school en studentennummer
• Gegevens over je activiteit binnen de vereniging
• Transactiegegevens van betalingen

Verder worden er ook optionele gegevens van je opgeslagen, waarvoor je extra toestemming dient te geven. Zo bestaat er de mogelijkheid om informatie over voedselwensen, allergieën of beperkingen op te geven. Dit is medische informatie, dus hiervoor moet je apart toestemming te geven.

Wij maken beeld- en geluidsopnamen bij activiteiten die wij organiseren. Jij kan aangeven op welke manier wij gebruik mogen maken van beeld-en geluidsopnamen waar jij opstaat. Dit kan je aangeven door akkoord te gaan met ons beeldbeleid. Hierin is te vinden op welke manier wij gebruik mogen maken van deze beeld- en geluidsopnamen.

Verder kan het zijn dat wij extra persoonsgegevens verwerken, wanneer jij je aanmeldt voor bijvoorbeeld een activiteit, commissie of dispuut, of wanneer je vrijwillig extra informatie opgeeft bij bijvoorbeeld enquêtes. Wij kunnen bijvoorbeeld vragen om je burgerservicenummer als je je aanmeldt voor de buitenlandse reis, zodat wij je vliegticket online kunnen inchecken. Wij geven aan welke extra gegevens verwerkt worden en waarvoor, voordat je je aan verplichtingen verbindt, zodat je altijd de mogelijkheid hebt om je alsnog af te melden.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

Verplichtingen

Allereerst gebruiken we je gegevens om te voldoen aan een aantal verplichtingen. Zo gebruiken wij je persoonsgegevens om onze financiën bij te houden, door bijvoorbeeld te kijken of je aan je betalingsverplichtingen hebt voldaan. Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om onze administratie op orde te hebben voor de belastingdienst, waarin NAW-gegevens en transactiegegevens dienen te staan. Verder zijn wij bij activiteiten verplicht erop toe te zien dat wanneer er alcohol geschonken word, dit alleen beschikbaar is voor meerderjarigen. Hiervoor hebben wij dan ook je geboortedatum nodig. Als laatste dienen wij aan te kunnen geven hoeveel van onze leden studerend zijn, om de aanspraak te kunnen maken op een aantal regelingen van de Universiteit en Hogeschool in Utrecht, dus hierom slaan wij dus ook jouw studiegegevens op.

Jou en anderen op de hoogte houden

We gebruiken je contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) om je op de hoogte houden van updates over de vereniging, data van algemene ledenvergaderingen of aanpassingen van voorwaarden (zoals deze privacyvoorwaarden). Verder gebruiken we je gegevens om te reageren als je contact met ons opneemt. Als je je aanmeld voor onze wekelijkse nieuwsbrief, gebruiken we je gegevens om je deze nieuwsbrief, evenals reminders voor activiteiten te sturen. Ook gebruiken we je geboortedatum om anderen op de hoogte stellen wanneer jij jarig bent.

Activiteiten organiseren en personaliseren

Wij gebruiken je persoonsgegevens, zoals naam en bijbehorende aanmeldgegevens, om activiteiten te kunnen organiseren. Ook gebruiken we je gegevens om je van relevante informatie te voorzien wanneer je je aanmeld voor een activiteit, bijvoorbeeld door je een informatiemail te sturen of door je in een groepsgesprek te plaatsen. Als jij ons toestemming hebt gegeven om informatie op te slaan over jouw voedselwensen, allergieën of beperkingen, kunnen wij deze informatie gebruiken om activiteiten op jou toe te spitsen. Zo kunnen we bijvoorbeeld bij een etentje rekening houden met voedselwensen en allergieën .

Organisatie verbeteren

Wij gebruiken je persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, geslacht, inschrijfdatum, studie en school, om onze organisatie te verbeteren. Dit doen we door een profiel van je bij te houden. Dat profiel bestaat uit deze persoonsgegevens, gecombineerd met informatie die we verzamelen over je activiteit binnen de vereniging. Zo kunnen we bijvoorbeeld bijhouden bij welke activiteiten je je aanmeldt, of je aanwezig bent en of je eerder of later bent aangekomen. Verder kunnen wij ook informatie die jij zelf opgeeft toevoegen aan dit profiel; zo kunnen wij bijvoorbeeld de resultaten uit een enquête toevoegen. Deze informatie gebruiken we om te zien wat voor soort activiteiten goed werken en wat er verbeterd kan worden.

Wie kan deze gegevens benaderen?

ViaKunst neemt de privacy van haar leden erg serieus. In principe zullen wij dan ook nooit je persoonsgegevens met derden delen.

De enige uitzondering hierop geldt wanneer wij een activiteit organiseren met een of meer derde partijen. Als je je aanmeldt voor zo’n activiteit, ga je ermee akkoord dat wij je persoonsgegevens kunnen laten verwerken door de desbetreffende partijen. Wij vermelden van tevoren met welke partijen dit zijn. Derde partijen dienen zich aan dezelfde privacyregels te houden die binnen ViaKunst gelden. Dit betekent bijvoorbeeld dat een andere vereniging foto’s van jou mag maken, maar dat jij akkoord moet zijn gegaan met het beeldbeleid van ViaKunst voor gebruik en opslag van deze foto’s.

Binnen de vereniging draagt het zittende bestuur zorg over jouw gegevens. Zij zijn het aanspreekpunt bij vragen of problemen. Verder behoudt het bestuur zich het recht om andere leden toegang te geven tot jouw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de kookcommissie inzicht wil krijgen in wie er allergieën heeft, of wanneer een dispuut wil weten waar ze een uitnodiging naartoe moeten sturen voor een open dispuutsactiviteit. Leden mogen, namens het bestuur, ook persoonsgegevens verzamelen. Het bestuur ziet er op toe dat er correct en veilig wordt omgegaan met persoonsgegevens.

Wij maken gebruik van een aantal services om jouw data op te slaan. Deze services voorzien in de beveiliging van jouw data volgens de wet. Mocht er bij een van deze services een datalek plaatsvinden, dan stellen wij jou op de hoogte hiervan. Als je vragen hebt over je privacy of de beveiliging van je data, neem dan vooral contact met ons op.

Verzamelen jullie automatisch data?

Ja, zolang je lid bent verzamelen wij gegevens over jouw deelname aan de vereniging. Dit omvat bijvoorbeeld bij welke activiteiten je je aanmeldt, wanneer je bij een verenigingsactiviteit aanwezig bent, of hoe je het gepersonaliseerde gedeelte van de website gebruikt. Deze informatie gebruiken we om onze organisatie te verbeteren. We maken geen geautomatiseerde keuzes op basis van deze gegevens; een persoon overziet altijd keuzes die op basis van deze informatie gemaakt worden. Als je hier meer vragen over hebt, neem dan contact met ons op.

Verder verzamelen we gegevens over het gebruik van de website. We gebruiken deze gegevens om de gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren en de effectiviteit van advertenties te meten. Om het gebruik van onze website te monitoren, maken we gebruik van Google Analytics en de Facebook pixel. Als je toch wenst hier niet aan deel te nemen, klik dan hier om Google Analytics en de Facebook Pixel uit te schakelen.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Je persoonsgegevens worden bewaard zolang je ingeschreven bent bij de vereniging. Wanneer jij je uitschrijft, doen wij een aantal dingen met jouw persoonsgegevens. Allereerst anonimiseren wij je gegevens over je activiteiten binnen de vereniging, zodat deze gegevens niet meer naar jou terug te leiden zijn. Alleen jij kan nog de gegevens inzien die bij jou horen, voor anderen is het niet mogelijk om terug te leiden bij wie de gegevens horen. ViaKunst kan de geanonimiseerde gegevens gebruiken voor statistische doeleinden. Na 10 jaar verwijderen wij deze geanonimiseerde gegevens definitief. Daarnaast is ViaKunst verplicht om betalingsgegevens 7 jaar op te slaan voor de belastingdienst. Verder slaan wij beeld- en geluidsopnamen voor een periode van maximaal 5 jaar op. Als laatste kan jij, wanneer je je uitschrijft, aangeven om opgenomen te worden in het alumnibestand. Hierin worden je naam, in- en uitschrijfjaren en contactgegevens opgeslagen, totdat jij aangeeft om eruit verwijderd te worden. Alle resterende gegevens worden direct bij uitschrijven verwijderd. Als jij gegevens al eerder wilt verwijderen of wilt aanpassen welke gegevens wij van je mogen opslaan, neem dan contact met ons op.

Hoe reageert ViaKunst op juridische verzoeken?

Het kan zijn dat we je gegevens gebruiken, bewaren en delen in verband met een juridisch verzoek (zoals een bevel tot huiszoeking, gerechtelijk bevel of dagvaarding). Dit doen we enkel indien we menen dat wij hier wettelijk toe verplicht zijn.

Hoe stellen we je op de hoogte van wijzigingen in de privacyvoorwaarden?

Indien we deze privacyvoorwaarden wijzigen, krijg je minstens een week van tevoren bericht van ons. In dit bericht geven we een samenvatting van de wijzigingen. Mocht je nog vragen hebben, dan kan je altijd contact met ons opnemen.

Als je niet akkoord gaat met de wijzigingen, kun je er voor kiezen om je je gegevens laten verwijderen. Indien je na het ingaan van de nieuwe privacyvoorwaarden dit niet hebt gedaan, stem je in met de nieuwe versie van de privacyvoorwaarden.

Ik wil graag dat mijn gegevens verwijderd worden.

Bij verwijderen van gegevens maken wij onderscheid tussen noodzakelijke gegevens en optionele gegevens. Wanneer je bepaalde gegevens wilt laten verwijderen, contact met ons opnemen. Wij kunnen dan toelichten welke gegevens noodzakelijk of optioneel zijn. Indien de gegevens optioneel zijn, zullen wij deze voor je verwijderen. Als je wilt dat noodzakelijke gegevens verwijderd worden, dien je je uit te schrijven bij ViaKunst. Dit is nodig omdat het verwerken van deze gegevens vereist is voor het functioneren van de vereniging. Wanneer jij je uitschrijft kunnen wij deze gegevens voor je verwijderen, mits we deze niet verplicht zijn langer te bewaren.

Kan ik mijn gegevens inzien?

Je hebt wettelijk recht om te weten of en welke gegevens wij van je verzamelen, deze in te zien en te verbeteren. Indien je meer wilt weten over je data, neem dan contact met ons op.