Huishoudelijke reglement

Studentenvereniging ViaKunst Utrecht

Opgemaakt door het 10e Bestuur bestaande uit Karin Brandsma, Monica van Yperen, Jurre Boellen, Jasper Weyne en Bodine Beckmann. Laatst gewijzigd door het 11e Bestuur bestaande uit Charlotte Beelaerts van Emmichoven, Anna Loos, Danique van Houte en Mylène Lacomblé. 

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1: Begripsbepaling

Hoofdstuk 2: Leden

Hoofdstuk 3: Bestuur

Hoofdstuk 4: Algemene Ledenvergadering

Hoofdstuk 5: Commissies

Hoofdstuk 6: Activiteiten

Hoofdstuk 7: Disputen

Hoofdstuk 8: Groepen

Hoofdstuk 9: Declaraties

Hoofdstuk 10: Privacybeleid

Hoofdstuk 11: Aansprakelijkheid

Hoofdstuk 12: Wijzigingen

Hoofdstuk 1: Begripsbepaling

Artikel 1

  1. In dit Huishoudelijk Reglement wordt verstaan onder:
    1. Statuten
      De statuten van de vereniging ViaKunst.

    2. Huishoudelijk reglement
      Dit reglement waarin de interne procedures van de vereniging ViaKunst geregeld worden. Mag tevens worden afgekort door middel van ‘HR’.

    3. Contributiereglement
      Een aanvullend reglement waarin de regels omtrent contributie binnen een boekjaar bepaald worden, zoals gedefinieerd in artikel 3 van het HR.

    4. Privacybeleid
      Een aanvullend reglement waarin de dataopslag en gegevensbescherming van leden bepaald wordt, zoals gedefinieerd in artikel 25 van het HR.

    5. Verenigingsactiviteit
      Een activiteit waarvoor alle leden van de vereniging ViaKunst zich kunnen aanmelden, zoals gedefinieerd in artikel 16 van het HR.

    6. Algemene voorwaarden
      Een aanvullend reglement waarin de voorwaarden met betrekking tot aanmelding bij en deelname aan verenigingsactiviteiten bepaald wordt, zoals gedefinieerd in artikel 18 van het HR.

    7. Activiteit
      Een evenement georganiseerd door ViaKunst waar één of meer deelnemers zich voor kan of kunnen opgeven.
    1. Activiteitencommissie 

Onder activiteitencommissie wordt verstaan een door het bestuur als zodanig aangewezen commissie, welke zich dient te richten op het verzorgen van de organisatie van activiteiten namens de vereniging.

  1. De begripsbepalingen uit artikel 1 van de statuten zijn van toepassing op dit Huishoudelijk Reglement.
  2. Behoudens wettelijke bepalingen en het bepaalde in de Statuten worden de interne aangelegenheden van de vereniging geregeld door dit Huishoudelijk Reglement, door de verder daarop steunende reglementen en door de wettige besluiten van de Algemene Ledenvergadering.

Hoofdstuk 2: Leden

Artikel 2

  1. Leden hebben het recht om gekozen dan wel benoemd te worden voor een functie binnen de vereniging, mits zij geen betalingsachterstand hebben met betrekking tot de contributie of enige andere opeisbare vordering van de vereniging.
  2. Benoeming of verkiezing tot een functie of voordracht daarvoor geschiedt niet zonder de toestemming van de kandidaat.

Artikel 3

  1. Bestuursleden hebben tijdens hun bestuursjaar recht op een lidmaatschap van de vereniging, zonder de verplichting om in dat bestuursjaar jaar contributie te hoeven betalen.
  2. Het bestuur stelt een contributie vast voor een boekjaar, zoals bedoeld in artikel 1.i van de statuten. Deze dient te worden meegedeeld aan de Algemene Ledenvergadering bij aanvang van het boekjaar.
  3. Het bestuur is bevoegd om verschillende contributiebedragen vast te stellen voor een boekjaar. Indien er verschillende contributiebedragen vastgesteld worden, dient er een Contributiereglement vastgesteld te worden. Dit Contributiereglement bepaalt de regels omtrent contributie binnen een boekjaar. Dit Contributiereglement dient meegedeeld te worden aan de Algemene Ledenvergadering voor aanvang van het boekjaar.
  4. Het is niet mogelijk om restitutie van contributie aan te vragen in geval van opzegging van een lidmaatschap voor een half jaar, ongeacht het moment van opzegging.
  5. Iedereen die voor het eerst lid wordt heeft recht op een bedenktijd van vier weken. Dat wil zeggen dat hij/zij geen contributie is verschuldigd wanneer er onverhoopt geen interesse is in het lidmaatschap. Na het verlopen van deze periode is het lid te allen tijde contributie verschuldigd, tenzij het bestuur anders besluit.

Hoofdstuk 3: Bestuur

Artikel 4

  1. Het bestuur verdeelt onderling de statutair vastgelegde taken en wijst binnen het bestuur plaatsvervangers aan. Het bestuur deelt de verdeling van taken mee aan de Algemene Ledenvergadering.
  2. Van het verhandelde in elke bestuursvergadering wordt door de secretaris notulen opgemaakt.

Artikel 5

  1. Een aftredend bestuurslid licht zijn opvolger dan wel waarnemers zo volledig mogelijk in over de verantwoordelijkheden en de stand van zaken met betrekking tot zijn bestuursfunctie.
  2. Een afgetreden bestuurslid dat nog lid is neemt zijn functie waar totdat een opvolger is benoemd, voor een termijn van ten hoogste twee maanden.
  3. Indien het aantal bestuursleden beneden vier (4) is gedaald, is het bestuur verplicht zo spoedig mogelijk een ledenvergadering te beleggen, waarin de voorziening in de open plaats of de open plaatsen aan de orde komt.
  4. Indien een bestuurslid ophoudt lid te zijn of aftreedt en van hem redelijkerwijs niet kan worden gevergd de functie waar te nemen, belegt het bestuur zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen eenentwintig (21) dagen, een Algemene Ledenvergadering.
  5. Een afgetreden bestuurslid dat nog lid is wordt niet ontslagen uit de plicht om een jaarverslag op te maken over eigen jaar.

Artikel 6

Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Hoofdstuk 4: Algemene Ledenvergadering

Artikel 7

  1. Een oproeping tot de Algemene Ledenvergadering wordt gedaan per e-mail naar alle leden, behoudens artikel 9.25 van de statuten.
  2. De agenda, evenals andere relevante bestanden die aan de orde zullen komen, dienen tenminste veertien dagen ter inzage te liggen voor alle leden van de vereniging.
  3. De vergadering kan alleen besluiten nemen aangaande onderwerpen die in onmiddellijk verband staan met de agendapunten.
  4. De notulen worden binnen uiterlijk acht (8) weken na de vergadering opgestuurd naar de leden.

Artikel 8

  1. Tijdens een Algemene Ledenvergadering zijn die leden stemgerechtigd, die ofwel fysiek aanwezig zijn en bij binnenkomst de presentielijst hebben getekend, ofwel zich door middel van een schriftelijke machtiging laten vertegenwoordigen door een ander stemgerechtigd lid dat fysiek aanwezig is. Geschorste leden hebben geen stemrecht.
  2. Bestuursleden kunnen niet gemachtigd worden, behalve door andere zittende bestuursleden.

Artikel 9

  1. De algemene ledenvergadering wordt voorgezeten door een technisch voorzitter, welke het woord verleent naar volgorde van de aanvraag en het woord ontneemt aan sprekers die de orde verstoren.
  2. De technisch voorzitter kan de beraadslagingen over een onderwerp sluiten.
  3. De technisch voorzitter kan spreektijden voor de vergadering vaststellen.

Artikel 10

  1. Indien een lid tijdens de vergadering de orde verstoort, kan de technisch voorzitter het lid een waarschuwing geven.
  2. Indien het lid na de in artikel 10.1 van het HR bedoelde waarschuwing niet ophoudt met de verstoring van de orde kan de technisch voorzitter het lid een (tijdelijk) spreekverbod opleggen.
  3. Indien het lid aan wie een in artikel 10.2 van het HR bedoeld spreekverbod is opgelegd desondanks de orde verstoort, kan de technisch voorzitter het lid (tijdelijk) uit de vergadering verwijderen.
  4. In geval van ernstige wanorde kan de technisch voorzitter de vergadering schorsen.
  5. Indien de ernstige wanorde aanhoudt kan de technisch voorzitter, na voorafgaande aankondiging, de vergadering uitstellen tot een later moment.
  6. Iedere lid is bevoegd om ten hoogste eenmaal per algemene ledenvergadering een motie van wantrouwen tegen de technisch voorzitter in te dienen, ook wanneer aan deze een spreekverbod is opgelegd.

Artikel 11

De vereniging kent een Raad van Advies. Zij overlegt minimaal twee (2) keer per jaar met het bestuur over de gang van zaken en adviseert waar nodig. De Raad van Advies kan geen bindende besluiten nemen.

Hoofdstuk 5: Commissies

Artikel 12

  1. Iedere commissie, anders dan commissies die zijn aangesteld om taken uit te voeren die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Algemene Ledenvergadering, is aan het bestuur verantwoording schuldig. Zij staat onder de voortdurende controle van het bestuur. Het bestuur dient zich doorlopend over de gang van zaken op de hoogte te laten houden.
  2. In iedere commissie, als bedoeld in artikel 12.1 van het HR, neemt ten minste één (1) lid van het bestuur zitting of treedt één (1) lid van het bestuur op als contactpersoon.

Artikel 13

  1. Goedkeuring door het bestuur van een door een commissie ingediende begroting strekt tot toestemming voor alle in deze begroting voorziene beheers- en beschikkingsopdrachten, zoals bedoeld in artikel 5 van het HR.
  2. Voor alle beheers- en beschikkingsopdrachten, die een bedrag van € 300,– te boven gaan, is aanvullende toestemming van het bestuur vereist.

Artikel 14

  1. Een commissie zoals in artikel 12.1 van het HR genoemd, is verplicht al haar geldelijke handelingen te registreren. Na afloop van een verenigingsactiviteit dient de organiserende commissie zo spoedig mogelijk financieel verslag te doen aan het bestuur.
  2. Een commissie als bedoeld in artikel 14.1 van het HR moet na afloop van haar activiteiten notulen en stukken aangaande die activiteit aan het bestuur overdragen.

Artikel 15

  1. Uitgaven gedaan ten behoeve van de vereniging, niet vallende onder de uitgaven van de activiteitencommissie, kunnen bij het bestuur worden gedeclareerd, waarbij de honorering ter beoordeling aan het bestuur is.
  2. Uitgaven gedaan ten behoeve van de activiteitencommissie kunnen bij de penningmeester van de activiteitencommissie worden gedeclareerd, waarbij de honorering ter beoordeling aan de activiteitencommissie is.

Hoofdstuk 6: Activiteiten

Artikel 16

  1. Verenigingsactiviteiten zijn activiteiten waarvoor alle leden van ViaKunst zich kunnen aanmelden, behoudens het maximale aantal inschrijvingen bij de activiteit. Het bestuur draagt er zorg voor dat er doorgaans tenminste eenmaal per week een Verenigingsactiviteit plaatsvindt, behoudens de zomerperiode en kerstvakantie.
  2. Activiteiten van commissies zijn te allen tijde Verenigingsactiviteiten.
  3. Wanneer een Verenigingsactiviteit georganiseerd wordt, dient hier tenminste een maand van tevoren melding van gemaakt te worden aan het bestuur. Het bestuur is bevoegd aanvullende eisen te stellen aan de inhoud, thema, type activiteit, aankondiging, communicatie, locatie, datum, tijd, prijs, capaciteit en overige zaken met betrekking tot de activiteit. Indien de organiserende partij niet tijdig voorziet in deze eisen, is het bestuur bevoegd om de activiteit te annuleren.
  4. Verenigingsactiviteiten dienen tenminste drie maal schriftelijk aangekondigd te worden, behoudens activiteiten waarvan het maximale aantal inschrijvingen is bereikt.

Artikel 17

  1. Indien een deelnemer van een activiteit tijdens een activiteit de orde verstoort kan een bestuurslid de deelnemer een waarschuwing geven.
  2. Indien de deelnemer na de in artikel 17.1 van het HR bedoelde waarschuwing niet ophoudt met de verstoring van de orde, of de vereniging of een der leden op onredelijke wijze benadeelt, kan een bestuurslid de deelnemer (tijdelijk) van de activiteit verwijderen.
  3. Wanneer een deelnemer verwijderd wordt van een activiteit, dient dit mondeling gemeld te worden en dient dit na afloop van de activiteit schriftelijk gemeld en eventueel toegelicht te worden.

Artikel 18

  1. ViaKunst kent Algemene Voorwaarden. Deze Algemene Voorwaarden zijn een aanvullend reglement, waarin zaken geregeld worden met betrekking tot de aanmelding van leden en derden. De Algemene Voorwaarden worden opgemaakt door het bestuur.
  2. Indien een persoon zich aanmeldt voor een activiteit, dient deze akkoord te gaan met de Algemene Voorwaarden.

Hoofdstuk 7: Disputen

Artikel 19

  1. Onder disputen van de vereniging worden groepen leden van de vereniging verstaan die van het bestuur toestemming hebben gekregen zich ‘Dispuut van ViaKunst’ te noemen. ViaKunst acht zich niet verantwoordelijk voor activiteiten en financiën van disputen.
  2. Om de toestemming te verkrijgen, dienen de naam, doelstellingen en activiteiten van de groep leden en/of oud-leden in de geest van de vereniging te zijn.

Artikel 20

  1. Het dispuut dient het bestuur op de hoogte te houden van de samenstelling van haar bestuur, leden en activiteiten.
  2. Het dispuut verplicht zich ieder studiejaar tenminste één (1) nieuw lid aan het dispuut toe te voegen. Indien het dispuut aanspraak wil maken op financiële middelen van ViaKunst, dient zij tevens tenminste eenmaal per jaar een activiteit te organiseren.

Artikel 21

  1. Een dispuut wordt inactief indien:
    1. het geen bestuur heeft; of
    2. het geruime tijd geen activiteiten heeft georganiseerd.
  2. Het bestuur kan een dispuut opheffen indien:
    1. het dispuut inactief is; of
    2. het dispuut niet voldoet aan de eisen genoemd in artikel 19 van het HR; of
    3. het dispuut niet meer voldoet aan de eisen genoemd in artikel 20 van het HR; of
    4. het dispuut in strijd met de Statuten, Reglementen of besluiten der vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
  3. Indien het bestuur een dispuut opheft, dient zij dit mede te delen aan alle leden van het dispuut.

Hoofdstuk 8: Groepen

Artikel 22

Onder groepen worden organisaties van leden van de vereniging verstaan, die buiten de directe verantwoordelijkheid van de vereniging om activiteiten ontplooien, die de doelstelling van de vereniging ondersteunen; indien het bestuur dit wenselijk acht, houdt het contact met deze groepen en ondersteunt het hen.

Artikel 23

Indien het bestuur dit wenselijk acht, zal er overleg plaatsvinden tussen commissies en groepen en het bestuur. Het bestuur regelt dit overleg en bereidt dit voor. Bij dit overleg dient het bestuur steeds vertegenwoordigd te zijn door ten minste één bestuurslid.

Hoofdstuk 9: Declaraties

Artikel 24 [Algemene uitgaven]

  1. Onder dit artikel worden verstaan de uitgaven voor de vereniging met uitzondering van de uitgaven voor de activiteitencommissie. Zie voor regelingen omtrent de activiteitencommissie artikel 25.
  2. In dit artikel wordt met de penningmeester bedoeld de penningmeester van het bestuur.
  3. Uitgaven door de vereniging worden alleen door het bestuur gedaan, of door natuurlijke personen die daartoe toestemming van het bestuur hebben gekregen. Onder “toestemming” wordt verstaan een overeenkomst tussen een of meer bestuursleden en een natuurlijk persoon, die werken van stoffelijke en niet-stoffelijke aard verricht ten behoeve van de vereniging. 
  4. Bestuursleden en natuurlijke personen kunnen uitgaven voor de vereniging voorzien van kwitanties bij de penningmeester declareren. Onder kwitantie wordt verstaan een betalingsbewijs.
  5. Declaraties dienen te worden ingediend bij de penningmeester door middel van het door het bestuur voorgeschreven declaratieformulier. De penningmeester beoordeelt de geldigheid van het ingediende declaratieformulier en is tevens bevoegd het ingediende declaratieformulier af te wijzen.
  6. Indien een kwitantie ontbreekt is een declaratie in beginsel ongeldig. Een declaratie kan alsnog geldig worden verklaard door de penningmeester. 
  7. De penningmeester dient geldige declaraties uit te betalen, uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de declaratie. Bij overeenkomst tussen de penningmeester en de persoon die de desbetreffende declaratie heeft ingediend, kan besloten worden om deze termijn te verlengen. 
  8. Een declaratie moet binnen zes weken na het sluiten van de koopovereenkomst of een andersoortige overeenkomst bij de penningmeester ingediend zijn. Na deze periode vervalt het recht van vergoeding, tenzij van tevoren anders is overeengekomen met de penningmeester. Indien een persoon binnen zes weken geen kwitantie heeft ontvangen, dient deze persoon dit te melden bij de penningmeester. 
  9. In beginsel worden slechts benzinekosten ten behoeve van een verenigingsactiviteit met toestemming van de penningmeester vergoed. Persoonlijke kosten ten behoeve van een vergadering en verdere kosten komen niet in aanmerking voor vergoeding, tenzij de penningmeester daar vooraf schriftelijke toestemming voor verleent.
  10. Twee of meer bestuursleden zijn bevoegd in het kader van redelijkheid en billijkheid op deze regels een uitzondering te maken.
  11. Twee of meer bestuursleden zijn gezamenlijk bevoegd om in gevallen waarin de regelgeving geen uitkomst biedt, te beslissen. Ook kan een door de penningmeester gemaakte beslissing betreffende declaraties verworpen worden per bestuursbesluit.

Artikel 25 [Uitgaven activiteitencommissie]

  1. Onder dit artikel worden verstaan de uitgaven van de activiteitencommissie ten behoeve van de vereniging.
  2. In dit artikel wordt met penningmeester bedoeld de penningmeester van de activiteitencommissie indien niet anders wordt vermeld.
  3. Uitgaven voor de activiteitencommissie worden in beginsel gedaan door de leden van de activiteitencommissie of door de natuurlijke personen die daartoe de toestemming van de activiteitencommissie hebben gekregen. Onder “toestemming” wordt verstaan een overeenkomst tussen de penningmeester van de activiteitencommissie en een natuurlijk persoon, die werken van stoffelijke en niet-stoffelijke aard verricht ten behoeve van de vereniging.
  4. Leden van de activiteitencommissie en natuurlijke personen kunnen uitgaven voor de activiteitencommissie voorzien van kwitanties bij de penningmeester declareren. Onder kwitantie wordt verstaan een betalingsbewijs. 
  5. Declaraties dienen te worden ingediend bij de penningmeester door middel van het door het bestuur voorgeschreven declaratieformulier. De penningmeester beoordeelt de geldigheid van het ingediende declaratieformulier en is tevens bevoegd het ingediende declaratieformulier af te wijzen.
  6. Indien een kwitantie ontbreekt is deze in beginsel ongeldig. Een declaratie kan alsnog geldig worden verklaard door de penningmeester. 
  7. De penningmeester dient geldige declaraties uit te betalen, uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de declaratie. Bij overeenkomst tussen de penningmeester en de persoon die de desbetreffende declaratie heeft ingediend, kan besloten worden om deze termijn te verlengen. 
  8. Een declaratie moeten binnen zes weken na het sluiten van de koopovereenkomst of een andersoortige overeenkomst  bij de penningmeester ingediend zijn. Na deze periode vervalt het recht van vergoeding, tenzij van tevoren anders is overeengekomen met de penningmeester. Indien een persoon binnen zes weken geen kwitantie heeft ontvangen, dient deze persoon dit te melden bij de penningmeester. 
  9. In beginsel worden slechts benzinekosten ten behoeve van een verenigingsactiviteit met toestemming van de penningmeester van het bestuur vergoed. Persoonlijke kosten ten behoeve van een vergadering en verdere kosten komen niet in aanmerking voor vergoeding, tenzij de penningmeester van het bestuur daar vooraf schriftelijke toestemming voor verleent.
  10. Twee of meer bestuursleden zijn bevoegd in het kader van redelijkheid en billijkheid op deze regels een uitzondering te maken. 
  11. In gevallen waar de regelgeving geen uitkomst biedt, zijn twee of meer bestuursleden bevoegd te beslissen. Ook kan een gemaakte beslissing betreffende declaraties verworpen worden per bestuursbesluit.

Hoofdstuk 10: Privacy

Artikel 26

ViaKunst kent een Privacyverklaring. Deze Privacyverklaring is een aanvullend reglement, waarin zaken geregeld worden met betrekking tot de data en gegevensbescherming van leden en derden. De Privacyverklaring wordt opgemaakt door het bestuur.

Hoofdstuk 11: Aansprakelijkheid

Artikel 27

De vereniging is niet aansprakelijk voor ziekte van haar leden, ongevallen waar haar leden bij betrokken zijn en beschadiging of diefstal van bezittingen van haar leden of enige andere vorm van schade, niet toegebracht door de vereniging zijnde. 

Hoofdstuk 12: Wijzigingen

Artikel 28

  1. Het Huishoudelijk Reglement kan alleen op een Algemene Ledenvergadering gewijzigd worden, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal worden voorgesteld.
  2. Het woordelijke voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement moet op een daartoe geschikte plaats ten minste veertien (14) dagen vóór de Algemene Ledenvergadering ter inzage liggen. Hiervan wordt melding gemaakt bij de oproep.