Huishoudelijke reglement

Studentenvereniging ViaKunst Utrecht
Opgemaakt door het 2e Bestuur bestaande uit Stefan de jong, Djoeke van der Sluis, Eline Oostenveld en Laurie Hermans op 20 februari 2011.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1: Algemeen

Hoofdstuk 2: Leden

Hoofdstuk 3: Einde Lidmaatschap

Hoofdstuk 4: Bestuur

Hoofdstuk 5: Algemene Vergadering

Hoofdstuk 6: Commissies

Hoofdstuk 7: Disputen

Hoofdstuk 8: Groepen

Hoofdstuk 9: Huisstijl

Hoofdstuk 10: Aansprakelijkheid

Hoofdstuk 11: Wijzigingen

 

 

Hoofdstuk 1: Algemeen

Artikel 1

  1. Behoudens wettelijke bepalingen en het bepaalde in de Statuten worden de interne aangelegenheden van de vereniging geregeld door dit Huishoudelijk Reglement, door de verder daarop steunende reglementen en door de wettige besluiten van de Algemene Vergadering.
  2. De vereniging draagt de naam: ‘ViaKunst’. Zij wordt in dit Huishoudelijk Reglement verder aangeduid als “de vereniging”.

Hoofdstuk 2: Leden

Artikel 2

  1. Leden van de vereniging kunnen zijn zij die aan een opleidingsinstelling zoals bedoeld in artikel 4 van de Statuten van de Vereniging zijn ingeschreven.  
  2. Het bestuur kan besluiten een uitzondering te maken op bovengenoemd lid 1 van dit artikel en volgens artikel 4 van de Statuten van de Vereniging.
  3. Het bestuur kan richtlijnen en bindende besluiten opstellen inzake het verlenen van uitzonderingen zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel.
  4. Indien diegene die lid wil worden van de vereniging niet voldoet aan artikel 2 lid 1 van dit Huishoudelijk Reglement, beslist het bestuur of diegene lid kan worden van de vereniging. Wordt diegene afgewezen als lid van de vereniging dan kan diegene schriftelijk bezwaar maken bij de eerstvolgende Algemene ledenvergadering. De Algemene ledenvergadering besluit met een meerderheid van ten minste twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen of diegene lid mag worden.
  5. Besluiten tot het benoemen van ereleden kunnen slechts genomen worden in een Algemene Vergadering met een meerderheid van ten minste twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen.
  6. Oud-bestuursleden hebben recht op een lidmaatschap van de vereniging, in het jaar na hun bestuursjaar, zonder contributie te hoeven betalen over het jaar na hun bestuursjaar.
  7. Bestuursleden hebben tijdens hun bestuursjaar recht op een lidmaatschap van de vereniging, zonder de verplichting om in dat bestuursjaar jaar contributie te hoeven betalen.
  8. Leden kunnen een lidmaatschap voor een half jaar aangaan, ingaande vanaf de maand februari van het lopende verenigingsjaar en lopende tot het eind van het verenigingsjaar. De contributie voor een dergelijk lidmaatschap bedraagt de helft van de reguliere contributie.
  9. Leden kunnen bij het bestuur een lidmaatschap voor een half jaar aanvragen dat ingaat op het begin van het lopende verenigingsjaar, en doorloopt tot en met de maand januari van datzelfde verenigingsjaar. De contributie voor een dergelijk lidmaatschap bedraagt de helft van de reguliere contributie.
  10. In beginsel kunnen leden slechts één keer per verenigingsjaar een lidmaatschap voor een half jaar aangaan. Dispensatie van deze regel kan, enkel op aanvraag van een lid en op individuele basis, door het bestuur worden afgegeven. De aanvrager kan op de beslissing van het bestuur schriftelijk bezwaar maken bij de eerstvolgende Algemene ledenvergadering. De Algemene ledenvergadering besluit met een meerderheid van ten minste twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen of dispensatie na bezwaar wordt verleend.
  11. Het is niet mogelijk om restitutie van contributie aan te vragen in geval van opzegging van een lidmaatschap voor een half jaar, ongeacht het moment van opzegging.
  12. Iedereen die voor het eerst lid wordt heeft recht op een bedenktijd van vier weken. Dat wil zeggen dat hij/zij geen contributie is verschuldigd wanneer er onverhoopt geen interesse is in het lidmaatschap. Na het verlopen van deze periode is het lid te allen tijde contributie verschuldigd, tenzij het bestuur anders besluit.

Hoofdstuk 3: Einde Lidmaatschap

Artikel 3

  1. Het lidmaatschap van een lid van de vereniging eindigt, behalve door het in artikel 5 lid 1 van de Statuten genoemde, ook wanneer een lid langer dan drie jaar geen van de in artikel 2 lid 2 genoemde opleidingen volgt als student, extraneus of auditor, tenzij het bestuur anders beslist. In dit geval voldoet het lid niet langer aan de vereisten van het lidmaatschap, en hoeft hem geen schriftelijke kennisgeving van de beëindiging gezonden te worden.
  2. Onder extraneus wordt verstaan iemand die verminderd of geen collegegeld betaalt en daardoor alleen het recht heeft tentamens/examens te maken.
  3. Onder auditor wordt verstaan iemand die verminderd collegegeld betaalt en geen examens/ tentamens mag maken, maar wel het recht heeft gebruik te maken van de andere onderwijsvoorzieningen.
  4. Dit artikel is niet van toepassing op ereleden en begunstigers.

 

Hoofdstuk 4: Bestuur

Artikel 4

Het bestuur verdeelt onderling de statutair vastgelegde taken en wijst binnen het bestuur plaatsvervangers aan.

Artikel 5

Voor alle beheers- en beschikkingsopdrachten, die een bedrag van € 150,– te boven gaan, is de toestemming van het bestuur vereist.

 

Hoofdstuk 5: Algemene Vergadering

Artikel 6

Een oproeping tot de Algemene Vergadering wordt gedaan per e-mail naar alle leden en door een oproep te plaatsen op de website van de vereniging.

Artikel 7

De agenda en de financiële verslaglegging, evenals andere relevante bestanden die aan de orde zullen komen, zoals bedoeld in artikel 15 van de Statuten, dienen tenminste acht dagen, de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet meegerekend, ter inzage te liggen voor alle leden van de vereniging.

Artikel 8

  1. Tijdens een Algemene Vergadering zijn die leden stemgerechtigd, die ofwel fysiek aanwezig zijn en bij binnenkomst de presentielijst hebben getekend, ofwel zich door middel van een schriftelijke machtiging laten vertegenwoordigen door een ander stemgerechtigd lid dat fysiek aanwezig is. Geschorste leden en begunstigers hebben geen stemrecht.
  2. Het aantal geldige volmachten als bedoeld in artikel 16 lid 3 van de Statuten bedraagt per stemgerechtigd lid dat fysiek aanwezig is niet meer dan één.
  3. Bestuursleden kunnen niet gemachtigd worden.
  4. Geldige stemmen zijn:
    1. bij stemmingen waarbij personen gekozen moeten worden: stemmen die zijn uitgebracht op één der kandidaten of groep van kandidaten;
    2. bij alle overige stemmingen: stemmen voor of tegen een in stemming gebracht voorstel.

Artikel 9

  1. De vereniging kent een Raad van Advies. De Raad bestaat uit oud-bestuursleden. De Raad overlegt minimaal twee keer per jaar, voor een Algemene Ledenvergadering, met het huidige bestuur over de gang van zaken en adviseert waar nodig. De Raad van Advies kan geen bindende besluiten nemen.
  2. Bestuursleden zijn verplicht minstens een week voor de Algemene ledenvergadering de Raad van Advies te raadplegen en op te roepen om de onderwerpen van de Algemene Ledenvergadering te bespreken.
  3. Bestuursleden zijn niet verplicht De Raad te raadplegen, zoals genoemd in artikel 9 lid 1 en 2 van het Huishoudelijk Reglement, indien leden van De Raad duidelijk en schriftelijk kenbaar hebben gemaakt niet te willen komen.

 

Hoofdstuk 6: Commissies

Artikel 10

  1. Iedere commissie, anders dan commissies die zijn aangesteld om taken uit te voeren die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Algemene Vergadering, is aan het bestuur verantwoording schuldig. Zij staat onder de voortdurende controle van het bestuur, dat zich doorlopend van de gang van zaken op de hoogte kan laten houden.
  2. In iedere commissie als bedoeld in lid 1 neemt ten minste één lid van het bestuur zitting of treedt één lid van het bestuur op als contactpersoon.

Artikel 11

Goedkeuring door het bestuur van een door een commissie ingediende begroting strekt tot toestemming voor alle in deze begroting voorziene beheers- en beschikkingsopdrachten, zoals bedoeld in artikel 5 van het Huishoudelijk Reglement.

Artikel 12

  1. Een commissie zoals in artikel 10 lid 1 genoemd, is verplicht al haar geldelijke handelingen te registreren. Na afloop van een verenigingsactiviteit dient de organiserende commissie zo spoedig mogelijk financieel verslag te doen aan het bestuur.
  2. Een commissie als bedoeld in het voorgaande lid moet na afloop van haar activiteiten notulen en stukken aangaande die activiteit aan het bestuur overdragen.

Artikel 14

Het bestuur kan aan leden volmacht verlenen binnen in de volmacht te stellen grenzen.

Artikel 15

  1. Uitgaven gedaan ten behoeve van de vereniging, niet vallende onder de uitgaven van de activiteitencommissie, kunnen bij het bestuur worden gedeclareerd, waarbij de honorering ter beoordeling aan het bestuur is.
  2. Uitgaven gedaan ten behoeve van de activiteitencommissie kunnen bij de penningmeester van de activiteitencommissie worden gedeclareerd, waarbij de honorering ter beoordeling aan de activiteitencommissie is.

Artikel 16

Vervallen

 

Hoofdstuk 7: Disputen

Artikel 17

Onder disputen van de vereniging worden groepen leden en/of oud-leden van de vereniging verstaan die van het bestuur toestemming hebben gekregen zich ‘Dispuut van ViaKunst’ te noemen. De activiteiten en financiën van disputen vallen buiten de verantwoordelijkheid van de vereniging.

Artikel 18

Om de toestemming genoemd in artikel 17 te verkrijgen, dienen de activiteiten van de groep leden en/of oud-leden in de geest van de vereniging te zijn.

Artikel 19

  1. Het dispuut dient het bestuur op de hoogte te houden van de samenstelling en activiteiten van het dispuut. Het dispuut verplicht zich ieder studiejaar ten minste één nieuw lid aan het dispuut toe te voegen.
  2. Het dispuut verplicht zich ieder studiejaar ten minste één activiteit ten behoeve van alle leden van de vereniging te organiseren.

Artikel 20

Het bestuur is te allen tijde gerechtigd om een dispuut zijn erkenning als dispuut van ViaKunst te ontnemen als:

  1. het dispuut niet voldoet aan de eisen genoemd in artikel 18; of
  2. het dispuut niet voldoet aan de eisen genoemd in artikel 19; of
  3. het dispuut voor minder dan de helft bestaat uit leden of oud-leden van ViaKunst;
    of
  4. het dispuut in strijd met de Statuten, Reglementen of besluiten der vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.

Dit alles ter beoordeling aan het bestuur.

Hoofdstuk 8: Groepen

Artikel 21

Onder groepen worden organisaties van leden van de vereniging verstaan, die buiten de directe verantwoordelijkheid van de vereniging om activiteiten ontplooien, die de doelstelling van de vereniging ondersteunen; indien het bestuur dit wenselijk acht, houdt het contact met deze groepen en ondersteunt het hen.

Artikel 22

Indien het bestuur dit wenselijk acht, zal er overleg plaatsvinden tussen commissies en groepen en het bestuur. Het bestuur regelt dit overleg en bereidt dit voor. Bij dit overleg dient het bestuur steeds vertegenwoordigd te zijn door ten minste één lid.

 

Hoofdstuk 9: Huisstijl

Artikel 23

  1. De huisstijl wordt vastgesteld in een aanvullend document. De huisstijl definieert onder meer het logo, lettertypes en het kleurenpalet, en mag regels en richtlijnen bevatten omtrent uitingen in de vorm van onder meer drukwerk en multimedia, evenals voorschriften voor personen en derde partijen die de vereniging vertegenwoordigen.
  2. De huisstijl is bindend van toepassing op alle uitingen van de vereniging of uit naam van de vereniging, die personen die geen lid zijn van de vereniging als beoogd publiek hebben. Het bestuur houdt toezicht op het gebruik van de huisstijl. Drukwerk vereist voorafgaande toestemming van het bestuur.
  3. Het bestuur is gerechtigd uitzonderingen te maken op het gebruik van de huisstijl, maar dient dit aan de Algemene Vergadering te verantwoorden.
  4. Het is de taak van de Algemene Vergadering om de huisstijl vast te stellen en deze te wijzigen. De Algemene Vergadering dient de huisstijl elke 3 jaar te reviseren. Hiervoor dient een taakcommissie samengesteld te worden die zich bezighoudt met het reviseren van de huisstijl. Deze commissie dient verantwoording af te leggen aan de Algemene Vergadering.
  5. De vereniging is eigenaar van de rechten op elke vorm van gebruik van de huisstijl, evenals de auteursrechten van uitingen waarover de huisstijl beschikt.
  6. Het bestuur is bevoegd om nadere regels, voorschriften of richtlijnen op te stellen met het oog op de toepassing van de huisstijl. Wanneer deze in strijd zijn met de huisstijl, is de huisstijl leidend.

 

Hoofdstuk 10: Aansprakelijkheid

Artikel 24

De vereniging is niet aansprakelijk voor ziekte van haar leden, ongevallen waar haar leden bij betrokken zijn en beschadiging of diefstal van bezittingen van haar leden.

Hoofdstuk 11: Wijzigingen

Artikel 25

  1. Het Huishoudelijk Reglement kan alleen op een Algemene Vergadering gewijzigd worden, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal worden voorgesteld.
  2. Het woordelijke voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement moet op een daartoe geschikte plaats ten minste acht dagen vóór de Algemene Vergadering ter inzage liggen. Hiervan wordt melding gemaakt bij de oproep.